ほぼテク4月12日最速で完成！ChatGPTが変える就業規則作成の新常識

GPTGPT-4OpenAI就業規則

Apr 12

Written By 裕太我妻

想定する読者層

この記事は、中小企業の人事担当者や総務担当者を主な読者層として想定します。
これらの読者は、効率的かつ正確な就業規則の作成に関心があり、時間やリソースが限られているため、速やかに実用的な解決策を求めています。

イントロダクション

就業規則は、企業文化の核となり、労働環境の安定に欠かせない要素です。

しかし、これを一から作成するのは時間と労力を要する作業です。
多くの人事担当者が、規則の詳細を整理し、法律に合致させる方法に頭を悩ませています。

ここで、AI技術の力を借りるときが来たのです。
ChatGPTは、先進の自然言語処理技術を駆使して、就業規則の草稿作成を効率化します。

このツールを活用することで、規則の一貫性を維持しながら、法的要件にも即座に適応する高品質な文書を生成できます。

ChatGPTとは何か？

ChatGPTは、OpenAIによって開発された自然言語理解および生成モデルで、人間のようなテキストを生成する能力があります。

このAIは、大量のテキストデータから学習を行い、与えられたプロンプトに基づいて情報を組み立て、有用で関連性の高い内容を提供します。
就業規則作成の文脈で利用すると、法的なジャーゴンや業界特有の表現を織り交ぜながら、正確で読みやすいドキュメントを短時間で生成することが可能です。

よくある就業規則の作成課題

従来の就業規則作成プロセスは、時間がかかるだけでなく、エラーが生じやすいという課題がありました。

特に、文書の一貫性を保つことが難しく、小規模な企業ではリソースの制限から、しばしば手作業に依存する必要がありました。
さらに、法的要件の更新が頻繁に行われるため、最新の法規に即した内容を維持することも一つの大きな課題です。

ChatGPTによる解決策の詳細

ChatGPTを活用することで、これらの課題を効果的に解決することができます。

例えば、AIは与えられたガイドラインに従って、法規に準じた内容を素早く作成し、必要に応じて即座に修正を加えることができます。
これにより、文書作成プロセスの自動化が可能となり、人的ミスを減少させ、時間を大幅に節約できます。

実践ガイド：ChatGPTを使った就業規則作成

このブロックでは、ChatGPTを使用して就業規則を作成する具体的なステップを紹介します。
まず、必要な項目をリストアップし、それらをChatGPTに入力します。

次に、生成されたテキストを確認し、必要に応じて微調整を行います。
このプロセスでは、ChatGPTが提供する基本的なテンプレートや表現を活用し、企業固有のニーズに合わせてカスタマイズすることが重要です。

また、最終的な文書は法的な検証を経てから使用することをお勧めします。

早速やってみよう！

【ルール】
・GPT-4で社内規則を作成する

【プロンプト】
就業規則の作成依頼
私はある企業の総務部で働いており、新しい就業規則の草稿を作成する必要があります。
この規則には、以下のポイントが含まれる必要があります。

勤務時間：一般的な勤務時間は午前9時から午後6時までとし、フレックスタイム制の適用条件を明確にしてください。
休憩時間：勤務日の中で最低1時間の休憩を取ることができるように規定してください。
休日：週末（土曜、日曜）及び国民の祝日が休日となること、年次有給休暇の取得条件と手続きを説明してください。
残業に関する規定：残業が必要な場合の事前申請のプロセスと、残業手当の計算方法を定めてください。
服装と態度：オフィスカジュアルを基本とし、顧客対応時のドレスコードを規定。また、職場で求められるプロフェッショナルな態度についても言及してください。

この規則は、従業員が安全で健康的な環境で働けるようにし、職場の秩序を維持するためのものです。クリアで具体的な表現を使い、親しみやすく理解しやすい言葉で書いてください。

【生成したテキスト】

就業規則

第1章勤務時間

一般勤務時間：従業員は、毎日午前9時から午後6時まで勤務することが基本です。所定の勤務時間は1日8時間、週40時間です。
フレックスタイム制：フレックスタイム制を導入しており、コアタイムを午前11時から午後3時と設定しています。従業員はコアタイム内であれば、出勤及び退勤の時刻を自由に選択できますが、部署の業務に支障がないように配慮する必要があります。

第2章休憩時間

休憩時間：全従業員は、勤務時間中に最低1時間の休憩を取ることができます。休憩時間は連続して取得するものとし、業務の途中で分割してはならないものとします。

第3章休日

定休日：土曜日、日曜日及び国民の祝日は休日とします。
年次有給休暇：入社半年後の継続勤務により、年次有給休暇10日を付与します。休暇の申請は、希望日の2週間前までに所属部署の上司へ申し出てください。

第4章残業に関する規定

残業申請：残業を行う場合は、原則として事前に上司の承認を得る必要があります。緊急を要する場合の除外事由については、部署ごとに定めることとします。
残業手当：残業が承認された場合、法定の割増賃金を支給します。通常の時間外労働は基本給の125%、法定休日の労働は基本給の135%を支給します。

第5章服装と態度

服装規定：オフィスではオフィスカジュアルを基本とします。顧客対応時や重要な会議には、ビジネスフォーマルの着用を求めます。
職場の態度：全従業員はプロフェッショナルで礼儀正しい態度を保持することが求められます。相互尊重の精神に基づき、円滑な職場環境の維持に努めてください。

この草稿は、従業員が安全で健康的な環境で働けるようにし、また職場の秩序を維持するために重要な情報を含んでいます。法律に基づいた適切な表現を用いており、各項目が明確に理解しやすい形で記述されています。これをベースに具体的な企業の状況やニーズに合わせた調整を行ってください。以下に示すのは、就業規則の追加項目や改訂案における注意点や提案です。

追加・改訂案における注意点

健康管理：
- 従業員の健康を支援するための具体的なプログラムや、定期的な健康診断の実施に関する規定を追加することを検討してください。
- メンタルヘルスに対する支援策も具体的に記載し、職場でのストレス管理方法を提供することが推奨されます。
テレワークに関する規定：
- 近年の働き方の変化に対応するため、テレワークの条件やルールを明確に定める必要があります。例えば、在宅勤務の適用条件、必要な通信機器の取り扱い、情報セキュリティ対策などを詳細に規定します。
ダイバーシティ＆インクルージョン：
- 職場の多様性と包括性を促進する方針を明確にし、すべての従業員が尊重され、平等に扱われる環境を作るための具体的な取り組みを規定します。
- 性別、年齢、民族、宗教、性的指向などに関わらず、差別を禁止する項目を含めることが重要です。
災害時の対応プラン：
- 自然災害やその他の緊急事態における職場の安全対策と従業員の行動指針を整備し、具体的な避難経路や連絡体制を明記することが望まれます。